Politik i Rødovre Dansevenner om behandling af persondata

Hvad er persondataforordningen?

Persondataforordningen er et EU regulativ, som har til formål at beskytte personer i forbindelse med behandling af personoplysninger. Den trådte i kraft den 25.maj 2018. Foreninger er også underlagt persondataforordningen.

I praksis betyder det, at Rødovre Dansevenner skal beskrive og oplyse hvilke persondata, der indsamles, opbevares og hvad de anvendes til, samt hvem der har adgang til oplysningerne. Desuden skal Rødovre Dansevenner oplyse, hvilke data Rødovre Dansevenner videregiver til 3.part. Disse oplysninger er tilgængelige ved indmeldelse og på Rødovre Dansevenners side.

For medlemmerne betyder det, at medlemmerne har ret til  at få udleveret og slettet sine persondata, hvis grundlaget for opbevaringen og anvendelsen ikke længere er til stede.

Dataansvarlig.

Den dataansvarlige i Rødovre Dansevenner er den til enhver siddende formand samt foreningens kasserer.

Personhenførbare data i Rødovre Dansevenner

Rødovre Dansevenner indsamler, opbevarer og anvender oplysninger om medlemmerne i forbindelse med medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, deltagelse i foreningens aktiviteter og opfyldelse af lovkrav, herunder Folkeoplysningsloven.

Følgende oplysninger indsamles og opbevares: navn, telefonnummer, mailadresse, adresse, indmeldelsesdato, nuværende medlemsperiode og betalingsstatus.

I forbindelse med afholdelse af arrangementer opbevarer og anvender Rødovre Dansevenner oplysninger om billetkøb via Billetto, også på ikke medlemmer.

Billeder og videoer

Rødovre Dansevenner indsamler, opbevarer og anvender billeder og videoer, der er taget i forbindelse med foreningens aktiviteter under skyldig hensyntagen til de ophavsretslige regler. Disse billeder og videoer anvendes på foreningens hjemmeside og Facebook-side. Kulturhuset Viften, Rødovregård og skoler i Rødovre er offentlige kommunale bygninger, hvilket betyder, at alle kan tage billeder i salen, udendørsarealer, samt køkkenområde, men ikke i omklædningsrum og toiletområde.

Rødovre Dansevenner følger disse regler vedrørende offentliggørelse af billeder:

”Nogle billeder må offentliggøres på foreningens hjemmeside og Facebook-side, andre må ikke. Almindelige situationsbilleder fra aktiviteterne og fra foreningens sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden. Også selv om de enkelte personer kan genkendes. Men hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræves offentliggørelsen samtykke. Det kan fx være tilfældet med billeder fra en foreningsfest, hvor to personer kysser eller krammer hinanden”.

Opbevaring og adgang til persondata, billeder og videoer

De personhenførbare oplysninger opbevares i Rødovre Dansevenners administrative system. Relevante nøglepersoner i foreningen – formand og kasseren – har adgang til oplysningerne. Øvrige medlemmer af bestyrelsen kan få adgang til oplysningerne. Behandling af persondata sker på PC/MAC med adgangskoder.

Videregivelse af persondata

I forbindelse med afholdelse af arrangementer kan kontaktoplysninger videregives til eventuel ekstern arrangør.

I forbindelse med eventuel ansøgning om tilskud, videregives kontaktoplysninger til Rødovre Kommune og andre relevante myndigheder.

Medlemmernes ret til at få slettet persondata

Persondata kan opdeles i to hovedgrupper:

• Billeder og video

Billeder og videoer, der er taget på offentlige områder kan ikke kræves slettet.

Billeder og video, hvor der er givet samtykke til anvendelse til et bestemt formål, kan ikke kræves slettet, men må ikke anvendes til andre formål.

• Persondata

Disse data vil sædvanligvis være omfattet af bogføringsloven og kan slettes efter 5 år.

Medlemmer, der ønsker sine persondata slettet, kan kontakte foreningen ved at sende en mail til kontakt@roedovredansevenner.dk eller kontakte kasseren eller formanden, som er oplyst på hjemmesiden www.roedovredansevenner.dk

Dog skal kontingentrestancer betales inden sletning.

Historiske data, billeder og video har medlemmer ikke ret til at få slettet. Det kan dreje sig om fx hverv i foreningen og billeder/video fra tidligere arrangementer uden samtykke. Historiske data vil kun gemmes med begrænsede personhenførbare data fx navn og billede.

Du kan printe en pdf-udgave af vores Politik i Rødovre Dansevenner om behandling af persondata her.

Læs mere her